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Entrepreneuriat niveau 3 : le système

Chers lecteurs, chers amis, chers voyeurs 🙂

On continue dans l’aventure entrepreneuriale après que j’ai (enfin!) eu l’illumination que j’attendais tant et depuis si longtemps. J’ai enfin compris ce que c’était le fameux système dont les grands entrepreneurs parlent.

>> LIRE L’ETAPE PRECEDENTE : Entrepreneuriat : niveau 2. On change de vitesse

Je t’explique tout ça avec mes mots comme d’hab, c’est parti!

Une lecture incroyable

Voilà, tout a commencé par la simple lecture d’un livre, un livre dévoré en quelques heures car quand je m’y mets, impossible de m’arrêter. J’aime beaucoup lire mais ces derniers temps j’avais de la peine à trouver des livres intéressants, et là j’ai mis la main sur une pépite qui existe depuis presque 40 ans, je parle de E-myth : Le mythe de l’entrepreneur revisité.

Ce livre est clair, pragmatique, il décrit à merveille ce qu’est une entreprise, comment elle doit être perçue par son concepteur et surtout comment y arriver.

Par contre je trouve que son auteur a fait un super mauvais choix pour son titre, car il n’est pas du tout représentatif du contenu du livre. C’est vraiment dommage, sinon j’aurai probablement eu l’occasion et la chance de le lire bien plus vite!

Si tu as un penchant vers l’entrepreneuriat et que tu cherches un livre « boîte à outil de l’entrepreneur », je peux te recommander chaudement celui-ci, à l’instar d’autres livres comme l’Autoroute du millionnaire ou la semaine de 4 heures, qui eux, agissent plutôt sur l’état d’esprit.

Les systèmes

Car oui, si tu es comme moi, avec un penchant vers l’entrepreneuriat, mais que tu penses qu’il te manque encore quelques cordes à ton arc et que tu vois passer à longueur de temps des infographies comme ça :

C’est que tu es sur la bonne voie, et je te promets que le E-myth contient quelques pages qui pourraient marquer un tournant dans ta carrière!

Mais là te dis sûrement : « ok Seb, je connais déjà et je comprends les cadrans E, T, I. Et pour le B (aussi appelé P) c’est que des chanceux qui peuvent y avoir accès de toute façon, je m’appelle pas Jeff Bezos »… ben tu te trompes mon ami!

Commencer par le but

Créer un système, c’est commencer par le commencement, et se focaliser sur son but.

Peu importe ce que tu veux créer comme entreprise, le principe est le même partout. Il faut commencer par le but, et la structure de l’entreprise doit servir son but.

En l’occurrence, dans le e-myth, il utilise 2 exemples pour illustrer ça :

1. Une femme qui a déjà créé une société, une pâtisserie en quelque sorte. Elle fait des gâteaux et les vend dans un tea room.
2. 2 frangins qui souhaitent construire et vendre des gadgets.

Ces sociétés n’ont évidemment rien en commun – à part qu’elles ont un système en-dessus d’elles.

L’organigramme

Est-ce que vous êtes comme moi et avez votre nom dans l’organigramme de votre employeur, avec des trucs comme ça, où on se dit que c’est surtout pour que ceux qui sont en haut puissent emmerder ceux d’en bas?

Hé bien sache que cet organigramme a bel et bien un but : celui de définir les responsabilités qui seront inhérentes à chaque poste.

Et je dis bien à chaque poste, et pas aux personnes qui les occupent, car les personnes pourront être remplacées. Je dirai même : elles devront l’être, surtout si cette personne c’est toi. Tu vas comprendre ça plus bas.

Le principe du système

C’est là que le principe de système prend tout son sens.

Si le système fonctionne bien, n’importe qui peut le faire tourner!

Imagine toi un moteur, c’est un système on est bien d’accord? Et n’importe quel connard est capable de faire tourner un moteur, on est toujours d’accord?

Pense au con de jeune qui passe à 110 sur la route limitée à 50 devant chez toi… on en connait tous un j’imagine. Mais est-ce que tu crois qu’il sait comment est fait ce moteur? Bien sûr que non, il sait juste le faire fonctionner et ça suffit.

Un système c’est donc un organigramme (la constructeur ou la structure du moteur), couplé à une description précise (une documentation) de poste.

Et tout ça mis ensemble avec des critères d’évaluation est d’une puissance phénoménale.

C’est concrètement ce qu’on appelle aussi travailler sur son entreprise, et pas dans son entreprise.

Un exemple de système d’entreprise

Aller, je me lance avec un exemple que je tire de ma carrière professionnelle dans l’informatique.

Disons que je veux créer une boîte de développement de logiciel, et comme je sais déjà plus ou moins ce qu’il me faudra, l’organigramme devra ressembler à ça :

Description de poste

Une fois l’organigramme posé, il est temps de passer au niveau inférieur et de décrire les responsabilités et taches des postes au plus précis possible.

Pour faire ça, il faut se mettre concrètement à la place du gars qui aura ce poste et se demander qu’est-ce qu’il devra faire exactement, que ça soit derrière un ordi ou devant des clients.

Par exemple (je rends ça concis, pour une meilleure visibilité) :

• CEO : contrôle les responsables, fixe des objectifs, définit les critères d’évaluation, etc.
• Responsable RH / admin : paie les salaires, contrôle les vacances, s’occupe des assurances etc.
• Responsable finances : fait les factures et s’assure qu’elles soient payées en temps et en heure, fait les déclarations d’impôts
• Responsable commercial : trouve des nouveaux clients et entretient des relations avec les clients existants
• Chef de projet IT : coordonne les équipes dans les étapes des projets et contrôle qu’on ne dépasse pas les délais
• Business analyst : Crée les spécifications pour que le produit livré soit fonctionnel et prévoit comment tester les fonctionnalités
• Graphiste : fait des jolies icônes qui feront chier le développeur mais qui donneront de la gueule à l’appli (expérience vécue 🙂 )
• Testeur : met en place des systèmes de test, des cas de test, effectue les tests, etc.
• Développeur : fait le code de l’application, les versions, assure qu’elle fonctionne en créant des tests, etc.

Je m’arrête là pour l’instant – je ne vais faire des descriptions complètes pour chaque poste étant donné que c’est une entreprise fictive – mais l’idée est bien là. Et une fois qu’on a posé l’organigramme et décrit les postes, rien ne nous empêche d’avoir plusieurs postes attribués à la même personne :

On voit maintenant que dans cet organigramme, nous sommes 3 personnes. Et moi en l’occurrence (Seb), qui a plusieurs postes : CEO, Chef de projet IT, testeur et développeur.

Remplacer un maillon

L’avantage d’avoir cet organigramme, c’est que dès qu’un besoin se fait sentir, on peut (on doit!) mettre une autre personne à ce poste, afin de :

• Pouvoir s’en libérer (ne plus travailler dans son entreprise)
• Rendre le système autonome (sans son créateur)

Quand je n’aurai plus le temps de développer les programmes de la boîte, ou de faire le testeur (mauvaise idée d’ailleurs, le développeur ne doit être le testeur) – et ça va arriver – j’engagerai quelqu’un de compétent pour ce poste, et le tour est joué pour remplacer un maillon du système.

Typiquement, au début de ma boîte, il n’y avait une personne à tous les postes : moi 🙂 et avec le temps et le besoin qui s’est fait sentir, j’ai pu engager ma première collaboratrice, pour un poste qui me prenait beaucoup de temps, et pour lequel mes compétences étaient trop importantes et inadéquates.

Ca a l’air moche de dire ça, mais concrètement ce poste c’est la mise en place des biens pour la location courte durée, c’est donc un peu stupide que ça soit moi, un type avec des idées et objectifs entrepreneuriaux, qui aille perdre du temps dans des magasins de déco pour acheter des fourres de coussins ou des verres à vin. Je préfère garder mon temps et mon énergie pour des tâches de plus haut niveau.

>> VOIR PLUS : Entrepreneuriat : niveau 2. On change de vitesse -> Focus ROI 

Ça me fait d’ailleurs penser à l’excellent film « Le fondateur », sur le créateur de macdo, Rac Croc. Un de ses plus gros chantiers a été de créer son système, qu’ensuite il a répliqué à l’infini en le franchisant et en touchant une commission sur les ventes réalisées par ses franchisés… du pur génie pour l’époque. Et le mieux, c’est que son système lui a survécu et lui survira encore bien longtemps.

Critères d’évaluation

Je l’ai déjà dit dans ce blog mais c’est d’une importance capitale : tout ce qui se mesure peut être amélioré. Et ce livre m’appuie dans cette réflexion en stipulant clairement qu’il faut être capable d’évaluer les actions effectuées.

Nous allons donc mettre en place un système d’évaluation à chaque poste, avec des critères assez précis. Par exemple :

• RH / admin : fiche de salaires réalisées et payés à temps
• Resp finances : impôts déclarés à temps, aucun rappel de facture
• Resp commercial : aucune perte de client, suivi d’acquisition de nouveaux clients
• Chef de projet IT : pas de dépassement de coûts ou de délais
• Développeur : ne pas dépasser les délais impartis
• Etc, etc.

C’est probablement la partie la plus complexe à mettre en place, car chaque poste a ses spécificités.

A mon avis à ce point là il vaut mieux commencer avec les éléments qu’on a et qu’on connaît, et les affiner à mesure que le temps avance et qu’on acquiert de l’expérience.

Le système de ma société

Alors tu t’en doutes, je me suis empressé de faire mon propre organigramme, vu que j’ai « la chance » d’avoir ma propre société. Et je dois avouer que j’ai adoré faire cet exercice 🙂

Voilà à quoi il ressemble. N’oublie pas que cet organigramme a été créé pour servir le but de ma société, et qu’il pourrait être différent pour ta propre société :

Et après ça, vu que j’ai déjà une employée qui travaille pour moi, j’ai assigné des noms aux rôles, ce qui donne :

Comme petite légende :

• Le bonhomme blanc/bleu c’est moi
• Le bonhomme rose c’est mon employée
• Le E dans le rond, ce sont les tâches que j’ai externalisé (en partie)

Ça me permet de souligner une chose qui ne vient pas du livre e-myth, mais plutôt de la semaine de 4h, à savoir qu’un poste ne doit pas forcément être assigné à une personne en présentiel.

Si ce poste ne requiert pas de présence sur place, pourquoi ne pas l’externaliser là où ça coûte moins cher? Je connais par exemple un super développer de sites web en Tunisie, son prix est dérisoire pour moi, et lui gagne très bien sa vie. Ou en France il y a des super rédacteurs web qui coûtent 5 fois moins cher qu’ici. Pourquoi s’en priver? Il suffit de bien leur décrire ce qu’on attend d’eux, d’être capable de mesurer l’effet de leur travail et on y est!

Conclusion

Tout ça me permet de constater que ça fonctionne exactement comme ça devrait, et que si les affaires se portent bien (c’est quand même chaud avec cette guerre en Ukraine après le Covid), ma société pourraient bel et bien devenir le système qui me sortira moi et ma famille de cette connerie de rat race qu’on déteste tant.

A propos du livre, le E-myth : Le mythe de l’entrepreneur revisité. Ici je fais un résumé de la partie la plus pertinente pour moi et qui m’a le plus marqué. Mais ça ne représente en gros qu’une résumé d’une quinzaine de pages sur un libre qui en compte 250. Je te conseille de lire tout le livre si tu veux approfondir le sujet.

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